Dokumentenmanagement leicht gemacht

Spätestens seit der Entwicklung entsprechender Software ist die Dokumentenlenkung im Qualitätsmanagement eines medizinischen Labors kein großes Problem mehr; nach entsprechender Stammdatenpflege läuft sie wie von alleine. ®Doc-db ist die richtige Lösung im medizinischen Labor – besonders, wenn Sie Ihr QM-System schon implementiert haben. Denn dann kennen Sie als QMB die Probleme.

Sie haben eine große Anzahl von Dokumenten bereits mit Standard-Schreibprogrammen wie Word, OpenOffice Writer oder noch exotischeren Programmen erstellt. Die Lenkung, Aktualisierung und Archivierung dieser Dokumente gewährleisten Sie unter gro­ßem persönlichen Einsatz und der Zuhilfenahme unzähliger Excel-Tabellen. Alle diese Tätigkeiten müssen nachvollziehbar protokolliert werden – es ist schließlich Qualitätsmanagement. 

Gleichzeitig sollen die Dokumente zum richtigen Zeitpunkt dem richtigen Mitarbeiter zur Bearbeitung und der Laborleitung zur Freigabe und Inkraftsetzung zugeleitet werden, ohne dabei den Überblick zu verlieren. Und mit der Erstellung alleine ist es nicht getan: Neue Dokumentenversionen müssen verteilt, die alten, ungültig gewordenen wieder eingesammelt und ein Exemplar zu Referenzzwecken archiviert werden. 

®Doc-db ist das Softwareprodukte, dass Ihnen diese zeitaufwendigen Verwaltungsaufgaben komplett abnimmt. Und nicht nur das: Mit der Software müssen Sie Ihre bisherige, etablierte Arbeitsweise nicht ändern. Dokumente in verschiedenen Dateiformaten, mehrstufige Erstellungs- und Freigabeprozesse, eigene Dokumentensortierung? Alles kein Problem. Das labcore®-Beratungsteam sorgt für eine problemlose Migration.

Labor, Software, Akkreditierung

Sobald Sie den Schritt von der manuellen zur automatisierten Dokumentenlenkung vollzogen haben, hält die Akkreditierung weitere Verwaltungsaufgaben für QMB bereit, bei denen ®Doc-db Sie gerne unterstützt. Der Akkreditierungsstelle muss im Vorfeld eine große Anzahl von Dokumenten zugeleitet werden. Eine Zuordnung der eigenen SOP zu den vorgegebenen Untersuchungsgebieten und -arten ist dabei sehr hilfreich. Diese Daten lassen sich in ®Doc-db leicht bereitstellen, da jede SOP „weiß“, für welches Untersuchungsgebiet sie zuständig ist. Darüber hinaus kommuniziert ®Doc-db QM-relevante Informationen an das LIS. Dort werden jedem Analyten die passenden SOPs und die für jeden Arbeitsschritt notwendigen Formulare zugeordnet, sodass ein Mitarbeiter stets die aktuellsten Informationen an seinem Arbeitsplatz zur Verfügung hat.

Argumente für ®Doc-db

• QMB werden komplett von der Beaufsichtigung des Lenkungsprozesses befreit.
• Autoren arbeiten in ihrem bisherigen technischen Umfeld (Office-Software) weiter.
• Dokumentenlisten sind immer automatisch auf dem neuesten Stand und Mitarbeiter haben genau eine Anlaufstelle für Dokumente und Formulare.
• Umfangreiche Listenfunktionen stellen erforderliche Dokumente, z. B. zur Akkreditierung, auf Knopfdruck zur Verfügung.
• Vielfältige Schnittstellen beziehen auch das LIS in das Qualitätsmanagement mit ein.